働き方改革を実践
e-文書法完全対応のTIWC VDR®

TIWC VDR®は、紙処理の作業を電子化することで生産性の向上を実現し、企業の「働き方改革」を実践するクラウドサービスです。文書電子化の鍵は電子帳簿保存法や会社法施行規則など複雑な法制度へ対応できる経験豊富なプロフェッショナルの知見にあります。TIWCでは代表の横山をはじめ企業会計、法務やM&Aに精通したプロ・スタッフがサービスの設計、開発に携わっています。

働き方改革

TIWC VDR®は従来紙ベースで行っていた業務処理プロセスの全体を完全に電⼦化するとともに、各々の業務プロセスを見える化(可視化)することで企業の⽣産性を向上し、働き⽅改⾰を実現するクラウドサービスです。

企業をとりまく法制度

e-文書法スキャナ保存制度(電子帳簿保存法)により紙保存を義務付けた各種の法制度は⼤きく変化したものの、規制緩和のすべてに対応するソリューションがなかったため、オフィスにはいまだに紙があふれています。

電子原本の法的根拠

電⼦帳簿保存法に対応する国税関係帳簿や書類、会社法上の議事録などを法的根拠の下で正しく電⼦化、改ざんの恐れがある電⼦データへ電⼦署名タイムスタンプ同時に付与することで電⼦⽂書(原本)の真正性を確保します。

印紙税の削減

TIWC VDR®電⼦契約では契約プロセスと契約書そのものすべてを電⼦化することで、印紙税の削減だけでなく製本・輸送・管理コストも削減。コスト最小化により契約業務への企業の取組みを根本から変える可能性を秘めています。

日本のBtoB取引を熟知した TIWC VDR®電子契約

契約業務そのものを電子化することで、印紙税の削減だけでなく、製本・輸送・管理のコストまで削減することが可能

BtoB契約取引のプロセスを完全に電子化

●契約当事者間の合意形成プロセスをすべて電⼦化し、印紙税の削減だけでなく製本・輸送・管理に至るトータルコストを削減

●電⼦保存することで書類への属性情報(メタデータ)付与が自在にでき、検索性が飛躍的に向上

印紙税コストを気にせずに契約締結ができるようになり、日々変わる取引環境に応じた柔軟な契約内容の見直しが可能

スキャナ保存制度に完全対応 TIWC VDR®電子稟議

改ざんが懸念される電子データへ電子署名タイムスタンプ同時に付与することで電子文書の真正性を確保し、稟議の各プロセスを可視化することで稟申から決裁までに要する時間を短縮します。

スキャナ保存制度へ完全対応

●書類や見積書・請求書など証憑類を法的根拠の下に電子化することで、事務作業に要する時間を大幅に削減

●電子文書の真正性が確保されており、適正事務処理要件が稟議フロー内で完結

●また、一括検証などの税務要件もサービス内で処理が可能

e-文書法とは

紙保存の代わりに電子化が可能に

平成17年4月1日より、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(2法を総称して、「e-文書法」と呼んでいます。)が施行され、民間事業者は法令で義務付けられている書面(紙)による保存等に代わり、電磁的記録による保存等が行えることとなりました。【画像をクリックで経産省サイトへ】

平成28年度税制改正でスキャナ保存制度を見直し

電子帳簿保存法の要件緩和

近年、画質性能の高いカメラを搭載したスマートフォンやクラウドサービス等が発達してきた中、データによる経理処理を行えるよう、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行う仕組みの整備が課題とされていました。【画像をクリックで国税庁サイトへ】

こうした課題に対応し、適切な改ざん防止措置を講じた上で利用者の更なる利便性の向上を図る観点から、社外における手続も可能とする(モバイル対応)などの見直しが行われました。見直しに係る主な改正事項は次のとおりです。

(1)読み取りを行う装置に係る要件の緩和

(2)受領者等が読み取りを行う場合の手続の整備

(3)相互けんせい要件に係る小規模企業者の特例

TIWC VDR®スキャナ保存の特長

スキャナ保存のメリットとして、紙帳票類・証憑保管スペース問題の解決、業務効率化、紛失リスクの低減、監査・税務調査等法的要求への対応コスト低減などがあげられます。特に電子化することで帳票類の検索性が飛躍的に向上し、従来は保管期間義務を果たすためだけに保存していた段ボール書類の新たな活用が可能になります。

スキャン

保管スペース問題の解決

スキャナ・複合機で読み込んだ書類はインターネットを介して、直接 TIWC VDR®にPDFファイルで自動保存されます。スキャンしたファイルをPCからアップロードする手間はかかりません。スキャンした担当者・日時も記録され、後から確認することが可能です。

電子署名

完全性・真正性の担保

平成27年度の制度改正で電子署名は不要となりました。しかし、帳票・証憑類の完全性・真正性をより強固なものにするためにはタイムスタンプに加えて電子署名を付すことが良い選択肢です。TIWC VDR®では標準で証明書の署名機能を提供していますので、追加コストをかけずに証明書の取得・管理が可能です。

タイムスタンプ

法的要件のクリア

電子書類を原本とするにはオリジナルと相違のないことを確認(突合)し、タイムスタンプを打つことが必須要件です。TIWC VDR®ではワンクリックで認定事業者セイコーソリューションズのタイムスタンプを回数制限なしに打つことができます。

データバックアップ

BCP対策を万全に

TIWC VDR®クラウドに保存されたデータは海外のデータセンター(タイムゾーンの離れた2カ所)へバックアップされます。万が一、国内データセンターが災害等にあっても保存されたデータは分散保存されたバックアップから復元が可能、迅速なディザスタリカバリと事業継続性を担保します。

メタデータ

帳票属性による検索可用性

帳票には様々な属性情報(メタデータ)を入力することができ、帳票検索に役立てることができます。属性情報は日付など基本情報に加え、ユーザが独自に定義することも可能です。監査や税務調査などへの対応の手間を大幅に低減します。